Quelle: Ergo
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Wie Versicherer Meetings sinnvoll durchführen

Von Thomas SoltauTagesaktuelle Informationen und Neuigkeiten aus der Versicherungsbranche. Alle Nachrichten des Tagesreports auch als Newsletter abonnierbar.
Meetings sind für Angestellte häufig Zeitkiller und Kreativitätstöter in einem. Die Versicherer steuern mittlerweile gezielt dagegen an. Immerhin geht es um erhebliche Effizienzvorteile – personal- wie finanzstrategisch.   

eder kennt die Situation: Der Chef ruft zur täglichen Lagebesprechung in den Konferenzraum und die Angestellten finden sich, doch die Begeisterung hält sich in Grenzen. Denn dann beginnt die Marathonsitzung. Zu viele Teilnehmer, kaum Vorbereitung, technische Probleme und ineffiziente Diskussionen – das sind nur einige Faktoren, die die Mitarbeiter Nerven und Zeit kosten. Anstatt konstruktiv an den Themen zu arbeiten, gehen Teilnehmer in die innere Isolation. Lieber spielen sie auf dem Handy herum oder verschicken heimlich E-Mails. So vielfältig die Mitarbeiter, so unterschiedlich auch die Meinung zur Meeting-Kultur. Die einen sehen es als Chance, sich vor dem Chef zu profilieren. Die anderen wiederum empfinden es als eine willkommene Gelegenheit, um sich endlich mal zu entspannen. In diesem Vakuum ist wohl irgendwann auch mal das bekannte Bullshit-Bingo oder Besprechungs-Bingo entstanden. Die humoristische Variante des Bingo-Spiels persifliert die oft inhaltslose Verwendung zahlreicher Unwörter und Phrasen wie etwa „Nine-to-five ist einfach nicht unsere Attitude“ in Besprechungen. Statt Zahlen streicht man Zitate weg. Meeting-Kultur spiegelt immer auch die Unternehmenskultur wider, und die scheint bei vielen Unternehmen noch nicht wirklich effizient zu sein.

 

Diesen Verdacht bestätigt auch eine aktuelle Studie im Auftrag von Sharp Electronics Europe, die Meetingräume deutscher Unternehmen beleuchtet. Rund 16,5 Stunden pro Monat verbringt im Schnitt jeder Mitarbeiter in Meetings. Mehrheitlich werden sie als langweilig und ineffektiv empfunden. Befragt wurden mehr als 8.000 Angestellte in Europa, darunter rund 1.000 in Deutschland. Acht von zehn Arbeitnehmern geben an, dass sie produktiver sind, wenn sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz Tätigkeiten nachgehen. Mehr als die Hälfte der Befragten findet, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen und zudem langweilig sind. Es ist deshalb kaum verwunderlich, dass viele Mitarbeiter sich während der Besprechungen anderen Dingen widmen: 27 Prozent checken ihre E-Mails, 14 Prozent aktualisieren ihre To-do-Listen. Vor allem die Jahrgänge 1982 bis 1996 würden sich bei Langeweile mit Social Media ablenken (17 Prozent) oder Nachrichten an Freunde und Angehörige schreiben (22 Prozent). Hinzu komme die oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen: 30 Prozent der Mitarbeiter müssten sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur knapp jeder Fünfte (21 Prozent) nutze moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. Weitere häufig genannte Gründe für ineffiziente Meetings seien fehlende Vorabinformationen (37 Prozent) und zu viele oder die falschen Teilnehmer (jeweils 30 Prozent).

Meetings verursachen Ineffizienzen mit Schaden von 700 Mrd. Euro jährlich

Neben unmotiviertem Personal hat die Meeting-Kultur noch eine andere Schattenseite. Schätzungen der Unternehmensberatung Bain gehen davon aus, dass diese Ineffizienzen in den USA fast 20 Prozent der Wirtschaftsleistung kosten. Auf Deutschland übertragen wären das fast 700 Mrd. Euro pro Jahr. Aber wie steuern die großen Versicherungsunternehmen gegen den täglichen Besprechungen-Wahn an? „Die Axa hatte traditionell vergleichsweise komplexe Organisationsformen“, erklärt Dorothee Dickmanns von der Unternehmenskommunikation. „Die Vereinfachung und Flexibilisierung dieser Strukturen ist ein wesentlicher Baustein im Rahmen unserer kulturellen Transformation und den damit verbundenen neuen Arbeitswelten. Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation, agile Teams, die sich auch mal schnell per Skype oder in offenen Arbeits- und Networkingbereichen zusammenfinden, verändern die Meeting-Kultur bei dem Versicherer in Köln. Dabei muss ein Meeting bei uns nicht unbedingt in klassischen Räumen stattfinden. Stattdessen wird bei uns auf dem Axa Campus auch gerne das Format ‚Walk & Talk’ praktiziert – also der Austausch mit Kollegen während eines gemeinsamen Rundgangs über den Campus.“

 

Insgesamt sei der Versicherer bestrebt, die Zahl komplexer Meetings auf das unbedingt notwendige Maß zu reduzieren. Mit dem Ziel, zu einer effizienten, zielgerichteten Steuerung zu gelangen. Klasse statt Masse könnte das Motto lauten. „Die Dauer von Meetings richtet sich nach ihrer Zielsetzung. Grundsätzlich streben wir kleine Arbeitsgruppen und kurze Kommunikationszyklen an – dies umfasst auch die Meetings“, sagt Dickmanns. Der oben beschriebene Kulturwandel und die damit verbundenen Veränderungen in der Besprechungskultur werden positiv aufgenommen. „Da unsere Mitarbeiter im Rahmen unseres ‚New Way of Work’ bis zu zwei Tagen pro Woche zuhause arbeiten können, erfreuen sich vor allem die Besprechungen per Skype einer immer größer werdenden Beliebtheit.“

 

Auch bei der Gothaer hat man sich zum Ziel gesetzt, etwas zu verändern und ein neues Mindset zu schaffen. In diesem Kontext steht auch die Meetingwelt auf dem Prüfstand. Als erster kleiner Schritt zu effizienteren Treffen wurde im letzten Jahr die Grundeinstellung in den Online-Kalendern für Besprechungen und Termine auf 45 Minuten, statt wie bislang 60 Minuten, herabgesetzt. „Natürlich kann jeder die Länge der Termine, zu denen er einlädt, auch weiter individuell wählen, aber viele Meetings sind nun tatsächlich kürzer und effizienter. Weiterer Pluspunkt: Man hat so zwischen zwei Terminen ausreichend Zeit, um von A nach B zu kommen“, so Martina Faßbender von der Gothaer. Das Change Team habe zudem einen Werkzeugkasten mit Tipps entwickelt, auch zum Thema Meetings. Darin wird zum Beispiel geraten, immer ein klares Ziel für jedes Meeting zu definieren und vorab eine Agenda und alle relevanten Dokumente zur Verfügung zu stellen. „Zeitmanagement ist ebenfalls wichtig sowie die Einbindung aller Teilnehmer in die Diskussion, eine Dokumentation der Ergebnisse und eine verbindliche Vereinbarung der nächsten Schritte. Für kürzere und effizientere Meetings sorgen übrigens auch Stehtische in Besprechungsräumen“, sagt Faßbender. Zudem werden immer öfter agile Arbeitsmethoden genutzt. Die finden im Rahmen sogenannter Dailys, also Meetings im Stehen von nur 15 Minuten Dauer, statt, um nächste Schritte in Projekten abzustimmen.

Jedes Treffen ist so zielorientiert wie die Menschen, die daran teilnehmen

Scheinbar haben die Versicherer erkannt, dass nur ein grundsätzlicher Wandel der Gesprächsstruktur zu besseren Ergebnissen führt. Bei der Versicherungskammer Bayern (VKB) stehen die Weichen deshalb auf zielorientierte Lösungen. Der Konzern beschäftigt über 6.500 Mitarbeiter und hat drei Hauptstandorte. „Mit technischen Lösungen wie Videokonferenzen, WebEx-Meetings, Sametime und einem Social Intranet ist es heute gut möglich, Mitarbeiter miteinander zu vernetzen und die Zusammenarbeit zu unterstützen. Führungskräfte und Vorstände tauschen sich in regelmäßigen Town Hall Meetings aus“, sagt Jürgen Haux von der VKB. Effizienzpotenziale sieht sein Konzern dennoch. Das Verlagern der Kommunikation von der E-Mail zur Social-Collaboration-Plattform, nach dem Motto „Teilen statt Verteilen“, hat höchste Priorität. „Unser Social Intranet fördert die Transformation zu einer agileren, eng zusammenarbeitenden Organisation. Transparenz, Netzwerken und das Lernen voneinander sind wesentliche Vorteile des neuen Arbeitens mit dem Tool.“

 

Ein weiteres Effizienzpotenzial sieht die VKB in der Anwendung agiler Arbeitsmethoden. Statt langer Meetings gibt es kurze regelmäßige Absprachen, genutzt werden Methoden wie Check-Ins, Dailys oder Kanban. In kurzen, arbeitstäglichen Whiteboard-Meetings bringen sich in ca. 15 Minuten alle in der Abteilung auf den aktuellen Arbeitsstand. Gleichzeitig wissen alle im Konzern, dass eine vorab allen Teilnehmenden bekannte Agenda und eine stringente Moderation wichtige Bestandteile einer zielführenden Meeting-Kultur sind. „Wenn das Ziel der Besprechung allen vorab vermittelt wurde, kommt man auch schnell auf den Punkt. Die agile Arbeitsweise bietet uns darüber hinaus eine gute Methodik, um Meetings zielgerichtet und effizient zu nutzen, z. B. in einem Projektteam 20 Minuten Daily am Morgen“, erklärt Haux. Doch wie bewerten Chefs und Angestellte die Meeting-Kultur? Jedes Treffen ist so zielorientiert wie die Menschen, die daran teilnehmen. Weil der Konzern stark durch Projekte und Programme gestaltet wird und neue Führungs- bzw. Austauschformen wie Cross Mentoring, Reverse Mentoring oder Diversity entstehen, wandelt sich auch die Kultur. „Krawatten und das förmliche „Sie“ sind auf dem Rückzug, der Wissensaustausch wird über neue Methoden unkomplizierter. Die Mitarbeiter werden zu mehr Verantwortungsübernahme angeregt und organisieren sich in neuen Formaten. Dieser Kulturwandel macht Spaß und ist gut im Gange.“ Na dann, bis zum nächsten Treffen.