Quelle: Konstantin Gastmann  / pixelio.de
Märkte & Vertrieb

Die häufigsten Powerpoint-Fehler in der Versicherungsbranche

Von Marion KoppitzTagesaktuelle Informationen und Neuigkeiten aus der Versicherungsbranche. Alle Nachrichten des Tagesreports auch als Newsletter abonnierbar.
Irren ist menschlich. Doch in Unternehmenspräsentationen oder Kundengesprächen möchte man lieber überzeugen anstatt Fehler zu machen. Laut einer aktuellen Umfrage sieht jedoch knapp ein Drittel (32,6 Prozent) der deutschen Führungskräfte aus der Finanz- und Versicherungsbranche Handlungsbedarf bei der Gestaltung der PowerPoint-Präsentationen ihrer Mitarbeiter, zwei Drittel (65,1 Prozent) sehen großen Nachholbedarf in Sachen Rhetorik. Höchste Zeit also, die häufigsten Fehler genauer unter die Lupe zu nehmen.

Fehler 1: Fehlende Botschaften

Was ist die Kernbotschaft, die die Zuhörer aus ihrer Präsentation mitnehmen sollen? Diese Frage müssen nicht nur Sie selbst, sondern am Ende auch Ihre Zuhörer beantworten können. Das bedeutet aber nicht, dass es genügt, eine Präsentation mit reinen Hard Facts zu füttern. Konkrete Handlungsanweisungen sind als Take Home Messages unerlässlich. Also nicht nur „Die Rendite wurde um zehn Prozent gesteigert“, sondern auch „Was bedeutet das für uns im kommenden Jahr?“. Die Zuhörer müssen idealerweise direkt angesprochen und anschließend animiert werden, die nächsten Projektschritte abzusegnen oder einen Change-Prozess mitzugestalten.

Fehler 2: Zu lange Präsentationen

Sie kennen das Gefühl: Sie sitzen in einem Vortrag und merken, wie Ihre Konzentration langsam schwindet. Ein Ende ist noch lange nicht in Sicht. Merken Sie sich bei Ihren eigenen Vorträgen daher: Alles hat seine Grenzen, auch die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer. Ein Wert an dem Sie sich orientieren können sind 45 Minuten, bei allem, was darüber hinaus geht verlieren Ihre Zuhörer die Konzentration. Möchten Sie das Maximale aus Ihrem Vortrag herausholen, hat sich die Länge von 20 Minuten als ideal erwiesen. Am besten Sie klären im Voraus, wie viel Zeit Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen. Vergessen Sie auch nicht, etwas Zeit für Zwischenfragen oder eine Fragerunde am Ende des Vortrags einzuplanen.

Fehler 3: Schlechte Vorbereitung

Eine lieblose Folie mit ein paar Bullet Points – das macht noch lange keine Präsentation aus. Haben Sie sich jemals gefragt, wie gute Speaker es schaffen, ihr Publikum mitzureißen? Die Antwort ist relativ simpel: Mit einer guten Vorbereitung. Wenn Sie sich erst neu in ein Thema einarbeiten müssen oder Neuling im Präsentieren sind, wird die Vorbereitung etwas länger dauern. Lassen Sie sich auf jeden Fall nicht entmutigen, wenn Sie bei einem neuen Thema rund eine Stunde pro Vortragsminute aufwenden müssen. Mit der Zeit und mehr Routine können Sie die Vorbereitungszeit vielleicht auf den Faktor zehn drücken – also zehn Minuten Vorbereitungszeit pro Vortragsminute.

Fehler 4: Keine Struktur

Ein guter Krimiautor hält seine Leser bis zur letzten Minute in Atem: Der Täter wird erst zum Schluss gefunden. Diese Regel gilt leider nicht für Referenten. Denn wenn Zuhörer die ganze Zeit rätseln müssen, worauf der Vortrag hinausläuft, verlieren sie irgendwann das Interesse. Als bewährte Methode, um einen Vortrag zu strukturieren und die Konzentration hochzuhalten, hat sich hier der didaktische Dreisatz bewährt.

Blicken Sie in die Zukunft

„Ich zeige Ihnen jetzt, wie sich die neuen Sicherheitsbestimmungen auf das Online-Banking auswirken werden.“ Sie machen das Publikum neugierig und lenken den Blick auf den nächsten Themenabschnitt. So muss sich der Zuhörer nicht erst orientieren und Sie haben die volle Aufmerksamkeit.

Erklären Sie das Thema

Präsentieren Sie, tragen Sie vor, bieten Sie das Thema verständlich dar. Wie verhält es sich denn jetzt mit dem Zusammenhang zwischen den neuen Sicherheitsbestimmungen und dem Online-Banking?

Blicken Sie zurück

Eine kurze Zusammenfassung, am besten in einem Satz, wiederholt die Essenz des Themas: „Die neuen Sicherheitsbestimmungen werden also eine Steigerung der Sicherheit im Online-Banking zur Folge haben.“ Und schon schließt der Ausblick an, der zum folgenden Thema überleitet: „Was bedeutet das für unsere IT-Investitionen im kommenden Jahr?“

Fehler 5:  Zu volle Folien

Weniger ist mehr. Diese Devise gilt auch für Präsentationsfolien. Zwei bis fünf Sekunden sollten Zuschauer benötigen, um eine Folie vollständig zu erfassen. Gibt es mehr zu sehen oder zu lesen, so wird höchstwahrscheinlich dieser visuelle Reiz die Oberhand gewinnen. Ihr Vortrag rückt dadurch automatisch in den Hintergrund. Bei der Entscheidung, welche Informationen essentiell sind und welche nicht, eignet sich folgende Regel: Alle Details, die Sie auf der Tonspur innerhalb von drei Minuten vermitteln können sind nötig, alles darüber hinaus wird nicht mehr aufgenommen. Haben Sie ausführlichere Themen, so splitten Sie den Inhalt auf mehrere Folien und servieren ihn häppchenweise.

Fehler 6: Zu komplexe Berechnungen oder Diagramme

Klar, wer in der Finanz- und Versicherungsbranche arbeitet, hat viel mit Zahlen, Tabellen und Diagrammen zu tun. Es bringt den Zuhörern jedoch nichts, sämtliche Zahlen und Berechnungen auf einer Folie zu sehen. Beschränken Sie sich nur auf die wichtigsten: Mehr als vier bis fünf Zahlen pro Folie kann niemand aufnehmen. Unendliche Zahlenkolonnen führen nur dazu, dass Ihre Zuhörer anfangen zu lesen und nicht mehr Ihrem Vortrag folgen.

Fehler 7: Zu viel Fachchinesisch

UE, BUV, bAV – wissen Sie von was gerade die Rede ist? Leider ist es falsch zu glauben, dass die Nutzung von vielen Fachwörtern und Abkürzungen ein Zeichen von Kompetenz ist. Im schlimmsten Fall sind Zuhörer nicht mit der Begrifflichkeit vertraut und schalten ab, weil sie nichts mehr verstehen. Auf Folien sollten Sie Fachbegriffe aus der Finanz- und Versicherungswelt nur verwenden, wenn sie wirklich nötig sind und unternehmensinterne Abkürzungen ausschreiben, um Missverständnisse zu vermeiden.

Fehler 8: Kein einheitliches Design

Verschiedene Farben, Grafiken und Schriftarten – es gibt viele Möglichkeiten, eine PowerPoint-Präsentation zu gestalten. Im Zweifel hat Ihr Unternehmen sich aber längst schon auf ein Design festgelegt. Bitte nutzen Sie dieses Corporate Design und halten sich an seine Regeln, auch wenn Ihnen einige Details vielleicht persönlich nicht gefallen. Nur so treten Sie und Ihr Unternehmen professionell und einheitlich auf.