Kleine Arbeitsgruppen, schnelle Kommunikationszyklen: Versicherer wollen Meetings effizienter managen.
Kleine Arbeitsgruppen, schnelle Kommunikationszyklen: Versicherer wollen Meetings effizienter managen.Quelle: Axa
Erschienen in Ausgabe 4-2019Schlaglicht

15 Minuten sind genug

Meetings sind für Angestellte häufig Zeitkiller und Kreativitätstöter in einem. Die Versicherer steuern mittlerweile gezielt dagegen an. Immerhin geht es um erhebliche Effizienzvorteile – personal- wie finanzstrategisch.   

Von Thomas SoltauVersicherungswirtschaft

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Jeder kennt die Situation: Der Chef ruft zur täglichen Lagebesprechung in den Konferenzraum und die Angestellten finden sich, doch die Begeisterung hält sich in Grenzen. Denn dann beginnt die Marathonsitzung. Zu viele Teilnehmer, kaum Vorbereitung, technische Probleme und ineffiziente Diskussionen – das sind nur einige Faktoren, die die Mitarbeiter Nerven und Zeit kosten. Anstatt konstruktiv an den Themen zu arbeiten, gehen Teilnehmer in die innere Isolation. Lieber spielen sie auf dem Handy herum oder verschicken heimlich E-Mails. So vielfältig die Mitarbeiter, so unterschiedlich auch die Meinung zur Meeting-Kultur. Die einen sehen es als Chance, sich vor dem Chef zu profilieren. Die anderen wiederum empfinden es als eine willkommene Gelegenheit, um sich endlich mal zu entspannen. In diesem Vakuum ist wohl irgendwann auch mal das bekannte Bullshit-Bingo oder Besprechungs-Bingo entstanden. Die humoristische Variante des Bingo-Spiels persifliert die oft inhaltslose Verwendung zahlreicher Unwörter und Phrasen wie etwa „Nine-to-five ist einfach nicht unsere Attitude“ in Besprechungen. Statt Zahlen streicht man Zitate weg. Meeting-Kultur spiegelt immer auch die Unternehmenskultur wider, und die scheint bei vielen Unternehmen noch nicht wirklich effizient zu sein.

Meetings verursachen Ineffizienzen mit Schaden von 700 Mrd. Euro jährlich

Diesen Verdacht bestätigt auch eine aktuelle Studie im Auftrag von Sharp Electronics Europe, die Meetingräume deutscher Unternehmen beleuchtet. Rund 16,5 Stunden pro Monat verbringt im Schnitt jeder Mitarbeiter in Meetings. Mehrheitlich werden sie als langweilig und ineffektiv empfunden. Befragt wurden mehr als 8.000 Angestellte in Europa, darunter rund 1.000 in Deutschland. Acht von zehn Arbeitnehmern geben an, dass sie produktiver sind, wenn sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz Tätigkeiten nachgehen. Mehr als die Hälfte der Befragten findet, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen und zudem langweilig sind. Es ist deshalb kaum verwunderlich, dass viele Mitarbeiter sich während der Besprechungen anderen Dingen widmen: 27 Prozent checken ihre E-Mails, 14 Prozent aktualisieren ihre To-do-Listen. Vor allem die Jahrgänge 1982 bis 1996 würden sich bei Langeweile mit Social Media ablenken (17 Prozent) oder Nachrichten an Freunde und Angehörige schreiben (22 Prozent). Hinzu komme die oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen: 30 Prozent der Mitarbeiter müssten sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur…