Erschienen in Ausgabe 4-2017Unternehmen & Management

Der Anspruch auf Buchauszug in Datenform

Digitale Auskunft nur bei ausdrücklicher oder stillschweigender Vereinbarung möglich

Von Jürgen EversVersicherungswirtschaft

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Einerseits wächst mit zunehmender Digitalisierung das Bedürfnis der Unternehmer, Buchauszüge EDV-mäßig zu erstellen. Andererseits verlangen Vertreter wegen des Umfangs der zu überprüfenden Geschäfte die Erteilung von Buchauszügen in einer Form, die ihnen die EDV-mäßige Auswertung gestattet. Dies wirft die Frage auf, ob der Anspruch auf Buchauszug in Datenform erfüllt oder verlangt werden kann.
Das Gesetz schreibt für den Buchauszug keine bestimmte Form vor.1 Soweit teilweise davon ausgegangen wird, der Buchauszug werde in schriftlicher Form geschuldet,2 findet diese Forderung keine Stütze in § 87 c Abs. 2 HGB. Wenn überhaupt, kann lediglich die Erteilung in Textform begehrt werden. Nur dies dürfte dem Zweck des Buchauszugs, dem Vertreter Klarheit über seine Provisionsansprüche zu verschaffen und die vom Unternehmer erteilte oder zu erteilende Provisionsabrechnung nachprüfen zu können,3 entsprechen. Denn der Buchauszug soll sicherstellen, dass der Prinzipal eine auf den Vertretervertrag bezogene geordnete Zusammenstellung vorlegt, die den Vertreter in Ergänzung der Abrechnungen in die Lage versetzt zu prüfen, welche Provisionsansprüche er hat.4 Im Übrigen erscheint es nicht gerechtfertigt, den Unternehmer auf eine bestimmte Form des Buchauszuges zu verpflichten.
Da § 87 c Abs. 2 HGB keine Form vorschreibt, steht deren Wahl in der alleinigen Entscheidungsbefugnis des Unternehmers.5 Deshalb darf dem Prinzipal die ihm zuerkannte Dispositionsfreiheit, unter mehreren für den Buchauszug gleich geeigneten Darstellungsweisen die für ihn kostengünstigere zu wählen,6 auch nicht einfach genommen werden.7 Allerdings dürfte auch davon auszugehen sein, dass die elektronische Übersendung einer bloßen Datenmenge regelmäßig nicht ausreicht, den Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Buchauszug zu erfüllen.8 Ebenso wenig ist aber auch davon auszugehen, dass der Buchauszug nur dann in elektronischer Form, etwa einem bestimmten Datenformat oder allgemein in maschinenlesbarer Form erteilt werden darf, wenn vereinbart wurde, dass er so zu erteilen ist.9 Vielmehr kann der Unternehmer unter mehreren möglichen, nämlich zum Beleg der abgeschlossenen Geschäfte geeigneten analogen oder digitalen Darstellungen diejenige frei wählen, die am wenigsten lästig und kostenträchtig ist.10 Ausreichend kann daher auch ein PDF sein.11 Der Unternehmer macht von dem eingeräumten Wahlrecht Gebrauch, wenn er die Daten für den zu erteilenden Buchauszug als PDF übermittelt.12 Er kann den Anspruch ohne…